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Wie kann man einen Umzug bewältigen, ohne an Produktivität einzubüßen?

Unter normalen Umständen ist es schwierig, die Produktivität zu steigern oder sogar das derzeitige Niveau zu halten, wenn Ihr Unternehmen eine Phase des Umbruchs durchläuft.

Ein Büroumzug ist ein ideales Beispiel dafür: Obwohl er für wachsende Unternehmen ein unverzichtbarer Schritt ist, kann die Produktivität während des Umzugs leiden, worauf eine lange Erholungsphase folgt, sobald Sie sich in Ihren neuen Räumlichkeiten eingerichtet haben.

Was können Sie also in dieser Situation tun, um die Produktivität des gesamten Unternehmens langfristig zu sichern? Hier sind einige Maßnahmen, mit denen Sie die Situation entscheidend verbessern können.

Beauftragen Sie ein erfahrenes Unternehmen, das auf Büroumzüge spezialisiert ist.

Am effektivsten ist es, Fachleute zu suchen, die auf den Umzug von Unternehmen von einem Bürogebäude in ein anderes spezialisiert sind, und sich vom ersten Tag der Planung bis zum Umzugstag auf deren Beratung und Unterstützung zu verlassen.

Außerdem erscheint es sinnvoll, ein Unternehmen mit Ortskenntnissen auszuwählen, da die Migration in verschiedene Teile des Landes mit gewissen Schwierigkeiten verbunden ist.

Sich schon Monate im Voraus vorbereiten

Der beste Ansatz, um Unterbrechungen auf ein Minimum zu beschränken, besteht darin, mindestens drei Monate vor dem Umzugstag Pläne zu schmieden, da man nicht davon ausgehen kann, dass ein kurzfristiger Standortwechsel reibungslos verläuft.

Den Grundriss Ihrer neuen Räumlichkeiten zu verstehen und die Standorte der wesentlichen Einrichtungselemente Ihres Büros festzulegen, sind wichtige Schritte in diesem Prozess. So haben Sie die Möglichkeit, vor Ort Änderungen vorzunehmen, beispielsweise durch die Installation von Netzwerkausrüstung, die Einrichtung bestimmter Besprechungsbereiche und die Vorab-Anschlussvorrichtung aller entsprechenden Stellen.

Informieren Sie Ihre Kunden über Ihren Umzug

Auch wenn nicht oft Besucher von außerhalb in Ihren Räumlichkeiten vorbeikommen, ist es ratsam, alle über Ihren Umzug zu informieren.

Diese Ankündigung kann über verschiedene Kanäle und Werbeformen erfolgen, wie zum Beispiel Ihre Feeds von soziale Medien, Ihre E-Mail-Liste und sogar Printanzeigen.

Sie werden keine Einnahmen verlieren, weil potenzielle Kunden nichts von Ihrer Adressänderung wissen, wenn diese Information im Voraus bekannt gegeben wird.

Planen Sie den Umzug außerhalb der Arbeitszeiten.

Die einzige Lösung, wenn Sie es sich nicht leisten können, wegen eines Büroumzugs auch nur einen einzigen Arbeitstag ausfallen zu lassen, besteht darin, den Großteil der Arbeiten auf einen Zeitpunkt zu verlegen, zu dem Ihr Büro normalerweise geschlossen wäre.

Dazu kann auch ein nächtlicher Umzug gehören, der mit Hilfe der oben genannten Umzugsspezialisten machbar ist.

Sie können auch in Betracht ziehen, am Wochenende umzuziehen. So haben Sie etwas mehr Zeit, sich in Ihren neuen Räumlichkeiten einzurichten, bevor die Mitarbeiter am Montag eintreffen.

Die Ausrüstung an Ihren neuen Arbeitsplatz transportieren

Sie können viel Zeit und Mühe sparen, indem Sie dafür sorgen, dass die Produkte, die Sie für Ihren neuen Arbeitsplatz bestellen, direkt dorthin geliefert werden, anstatt zunächst an Ihrem alten Standort anzukommen und dann zusammen mit allem anderen dorthin transportiert zu werden.

Bevor die Mitarbeiter in die neuen Räumlichkeiten einziehen und sich dort einrichten, gibt es noch eine Reihe weiterer kleiner, aber wichtiger Vorbereitungen, die Sie treffen können, damit sie sofort loslegen können. Dazu gehört insbesondere, im Pausenbereich der Mitarbeiter Getränke, Snacks und ausreichend Büromaterial bereitzustellen, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

Abschließende Überlegungen

Der Aufwand, der erforderlich ist, um Ihren Arbeitsplatz ohne Produktivitätsverluste zu verlegen, ist unvermeidlich, doch die Vorteile des Umzugs werden sich bereits nach Abschluss des Umzugs bemerkbar machen.