7 étapes pour une planification de projet réussie
La planification du projet est le processus qui consiste à définir vos objectifs et la portée du projet, vos buts et les étapes clés (produits livrables), et à attribuer des tâches et des ressources budgétaires pour chaque étape.
Un bon plan est facilement partageable avec toutes les personnes concernées, et il est d’autant plus utile qu’il est revu régulièrement. Se contenter d’esquisser un plan et ne plus en discuter avec votre équipe est une bonne recette pour perdre du temps et des efforts.
Vous pouvez planifier votre projet dans un simple document Google ou utiliser un logiciel de gestion de projet. L’avantage d’utiliser un logiciel de gestion de projet est que vous êtes généralement en mesure de stocker tous vos documents et livrables en un seul endroit, et vous pouvez éviter de perdre les discussions et décisions importantes dans le vide des emails ou de Slack.
Avec un outil comme Basecamp, par exemple, il est facile de suivre les progrès et de garder trace des conversations et des éléments qui nécessitent une collaboration avec quelques personnes différentes.
Voici sept clés pour une planification de projet réussie afin de vous aider à démarrer.
1- Considérez votre plan comme une feuille de route pour les parties prenantes
Chaque projet a besoin d’une feuille de route avec des objectifs clairement définis qui ne doivent pas changer après l’achèvement de la première phase du projet. Toutes les parties prenantes bénéficiant du résultat ou impliquées dans l’exécution du projet doivent être nommées et leurs besoins énoncés au cours du processus initial de planification du projet.
Ces parties prenantes peuvent comprendre :
- Le chef de projet ou la personne responsable en dernier ressort de l’achèvement du projet.
- Le “client” qui reçoit les produits livrables – il peut s’agir d’un membre de votre équipe (interne) ou d’un client payant réel.
- L’équipe, ou les personnes responsables de toute tactique faisant partie du plan.
- Ne supposez pas que vous comprenez automatiquement les besoins et les objectifs de chaque partie prenante. Avant d’aller trop loin dans la documentation de votre plan de projet, parlez-leur pour vous assurer que vous comprenez vraiment le projet et les capacités et ressources de chacun dans l’équipe.
2- Décomposez le projet en une liste de produits livrables
Dressez une liste de tous les éléments livrables. Cette liste doit décomposer le grand projet en petites tâches qui peuvent être assignées à des membres spécifiques de l’équipe, et vous devez inclure les délais estimés associés à chaque livrable ou tâche.
Assurez-vous de comprendre et de documenter le processus d’approbation de chaque produit livrable. Si votre projet est destiné à un client externe, assurez-vous de bien connaître son processus d’approbation interne, afin de ne pas être surpris par des retards ou ralenti par des opinions contradictoires.
3- Parlez à votre équipe
Identifiez par leur nom toutes les personnes et/ou organisations impliquées dans chaque livrable ou tâche, et décrivez leurs responsabilités en détail. Sinon, un manque de communication peut entraîner des retards et des situations où les membres de l’équipe doivent refaire leur travail.
Organisez une réunion de lancement pour parler à votre équipe de votre plan d’attaque. Demandez-leur de vous aider à réfléchir à la meilleure façon de réaliser le travail. Cela vous permettra non seulement d’être plus efficace, mais aussi d’obtenir leur adhésion, car ils se sentiront plus concernés par le processus. L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme Basecamp peut être utile pour garder tout le monde sur la bonne voie et stocker les documents et les conversations en un seul endroit.
Si vous utilisez le courrier électronique pour communiquer sur les projets, envisagez d’utiliser une solution de messagerie pour la boîte de réception de l’équipe qui vous permettra d’attribuer aux membres de l’équipe les courriels qui doivent être traités dans le cadre du projet, plutôt que de faire suivre sans fin d’énormes fils de conversation.
4- Identifiez les risques pour une bonne planification de projet
Déterminez les risques liés à votre projet. Réfléchissez à ce que vous ferez si le projet prend beaucoup plus de temps que prévu ou si les coûts sont beaucoup plus élevés que ce que vous aviez initialement prévu.
Il n’est pas nécessaire de définir un plan d’action spécifique pour chaque résultat négatif possible, mais vous devriez passer un certain temps avec votre équipe à réfléchir à ce qui pourrait mal tourner. Vous pourrez alors faire tout ce qui est en votre pouvoir pour atténuer ces risques dès le départ, plutôt que d’être pris au dépourvu plus tard. Les facteurs de risque peuvent également avoir une certaine influence sur la façon dont vous établissez votre budget.
5- Créez un budget
Votre liste de jalons et de produits livrables doit être accompagnée d’informations sur le coût du projet et le budget estimé. Résistez à l’envie d’attribuer des montants importants à de grands projets sans indiquer exactement comment l’argent doit être dépensé.
Cela aidera votre équipe à comprendre les ressources dont elle dispose pour mener à bien le projet. Lorsque vous établissez votre budget initial, ces chiffres peuvent être des fourchettes plutôt que des absolus.
Pour certains éléments, vous devrez peut-être obtenir des devis de plusieurs fournisseurs différents. Il peut être utile de documenter brièvement l’étendue du projet convenu dans votre documentation budgétaire, au cas où vous devriez apporter des modifications au projet plus vaste en raison de contraintes budgétaires, ou si votre fournisseur ne fournit pas exactement ce que vous attendiez.
